문서보존 대장 양식과 문서 버전·위치·접근역할·확인일 관리
문서 관리 담당자가 중요한 업무 문서의 최신 버전과 보관 위치, 열람 역할을 목록으로 관리하는 대장입니다. 증빙 금액을 모으는 표와 달리 어떤 자료가 어디에 있고 누가 관리하는지 찾아 보존·이관 검토의 출발 자료로 씁니다.
문서보존 대장 빈 양식 무료 다운로드
DOCX는 수정용, PDF는 인쇄용입니다. 가입이나 별도 앱 설치 없이 바로 내려받으세요.
자체 설계한 일반 참고 양식입니다. 이 대장은 법정 보존기간이나 폐기 가능 여부를 결정하지 않습니다. 문서별 실제 보존 기준을 별도로 확인하고 기밀·개인정보가 포함된 원문이나 비밀번호를 목록에 적지 마세요.
DDORAN FORMS / 빈 양식 / v1.0.0
문서보존 대장
| 문서번호 | 문서명 | 버전기준 | 보관위치 | 관리역할 | 다음검토 |
|---|---|---|---|---|---|
이 대장은 법정 보존기간이나 폐기 가능 여부를 결정하지 않습니다. 문서별 실제 보존 기준을 별도로 확인하고 기밀·개인정보가 포함된 원문이나 비밀번호를 목록에 적지 마세요.
확인자 ____________________ 서명 또는 날인 ____________________
이 관리표의 XLSX는 항목 입력·정렬·필터를 위한 실제 엑셀 파일입니다. 계산 수식은 제공하지 않으므로 금액·잔량·시간은 원본 자료와 직접 대조하세요.
어떤 경우에 사용하나요?
문서 관리 담당자가 중요한 업무 문서의 최신 버전과 보관 위치, 열람 역할을 목록으로 관리하는 대장입니다. 증빙 금액을 모으는 표와 달리 어떤 자료가 어디에 있고 누가 관리하는지 찾아 보존·이관 검토의 출발 자료로 씁니다.
작성 전 확인할 자료
- 실제 파일과 버전·위치 일치 확인
- 해당 관리 역할이 자료를 열 수 있는지 점검
- 구본·최종본·이관본 구분
제출할 곳에서 정해 둔 양식·작성 항목·서명 방식이 있다면 그 기준을 먼저 확인하세요. 날짜·이름·금액은 원본 기록과 대조한 뒤 기재하고, 확인되지 않은 내용은 예시 값으로 남기지 않습니다.
항목별 작성법
문서번호
문서보존 대장의 문서번호 항목은 문서를 다시 찾을 고유 번호를 적고 제목이 같아도 버전이 다르면 구분하세요.
가상 예시: DEMO-DOC01문서명
문서보존 대장의 문서명 항목은 내용을 식별할 제목을 적고 고객 이름 같은 개인정보는 제목에 넣지 마세요.
가상 예시: 가상 상품 안내서 최종본버전기준
문서보존 대장의 버전기준 항목은 최신본의 버전과 기준일을 함께 적고 구본과 최종본을 혼동하지 마세요.
가상 예시: v2·2026-10-14보관위치
문서보존 대장의 보관위치 항목은 담당자가 찾을 수 있는 내부 위치를 적고 공개 접근주소나 비밀번호는 쓰지 마세요.
가상 예시: 권한폴더 안내서 영역관리역할
문서보존 대장의 관리역할 항목은 수정과 이관을 확인할 역할을 적고 전 직원 접근 가능으로 일괄 설정하지 마세요.
가상 예시: 가상 문서담당 A다음검토
문서보존 대장의 다음검토 항목은 보관 상태를 다시 확인할 날짜를 적고 법정 폐기일로 추정하지 마세요.
가상 예시: 2027-01-14 상태 확인이 문서를 처리하는 순서
- 관리 대상 문서와 최종본을 고른다
- 위치·버전·관리 역할을 기록한다
- 검토일에 접근과 상태를 확인해 변경 이력을 남긴다
비슷한 서식과 구분하기
거래 증빙만이 아닌 일반 업무 문서의 버전·위치·관리 역할을 추적합니다.
문서보존 대장 가상 작성 예시
아래 값은 작성 방법을 설명하기 위한 허구의 정보입니다. 실제 문서에 사용할 때에는 모든 예시를 지우고 확인한 사실로 바꾸세요.
| 항목 | 예시 |
|---|---|
| 문서번호 | DEMO-DOC01 |
| 문서명 | 가상 상품 안내서 최종본 |
| 버전기준 | v2·2026-10-14 |
| 보관위치 | 권한폴더 안내서 영역 |
| 관리역할 | 가상 문서담당 A |
| 다음검토 | 2027-01-14 상태 확인 |
상황에 맞게 수정할 때
- 실제 파일과 버전·위치 일치 확인
- 해당 관리 역할이 자료를 열 수 있는지 점검
- 구본·최종본·이관본 구분
이 대장은 법정 보존기간이나 폐기 가능 여부를 결정하지 않습니다. 문서별 실제 보존 기준을 별도로 확인하고 기밀·개인정보가 포함된 원문이나 비밀번호를 목록에 적지 마세요.
자주 생기는 실수
예시 값을 남긴 채 제출하거나, 일자·수량·금액을 바꾸고 연결된 자료를 수정하지 않는 경우가 있습니다. 최종본에서 각 항목을 다시 대조하세요. 문서의 확인자 칸에는 실제 확인한 사람이 직접 서명하며, 타인의 서명이나 직인을 임의로 만들지 않습니다.
이 문서에서 빠뜨리기 쉬운 내용
- 다음 상태 확인일을 폐기 가능일로 사용
- 같은 제목의 구본을 최신본으로 연결
파일이 열리지 않을 때
다운로드 목록에서 파일 크기를 확인하고 다시 받아 보세요. PDF는 다른 뷰어로, DOCX는 해당 형식을 지원하는 문서 편집기로 열 수 있습니다. 편집 뒤 인쇄할 때에는 글꼴과 페이지 나눔을 다시 확인하세요.
A4 인쇄·PDF 저장 안내 보기버전과 제작 정보
제작: 도란서식 · 자체 제작 원본 · v1.0.0
원고·파일 대조일: 2026-10-14
검수 방식: AI 보조 작성 후 항목·예시·파일 일치 정적 검수. 법률·의료·세무 전문가 검토 아님.
원본 구조·기입 예시·파일 열림·한글 텍스트·다운로드 경로를 자동 검사합니다. 법적 효력이나 기관 접수 가능성을 보장하지 않습니다. 자체 제작 파일은 개인·업무용으로 무료 사용·편집할 수 있으며 공식기관이 발급한 서류로 표시할 수 없습니다.
- 2026-10-14 · 1.0.0 · 원본 양식과 가상 작성 예시 최초 제작